Tarifs à partir de 390€ TTC !
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Relaxez vous, profitez et appréciez, tout se passera comme vous l'aviez rêvé!
Votre coordinateur s'occupe de tout, même de toutes les petites choses les plus simples, celles qui vous inquiètent déjà, et toutes celles que l'on ne peut pas prévoir!
Une seule personne en contact avec tout le monde pour répondre à toutes les contraintes, sans que vous ne voyez quoi que ce soit! La discrétion fait aussi partie de la réussite de votre mariage...
La coordination pendant le mariage ...
Présent(s) toute la journée et de manière discrète, votre (ou vos) coordinateur(s) s'assure(nt) de la réussite de votre mariage en veillant à ce que tout se déroule comme vous l'aviez imaginé.
- Repérage complet du site (ou des différents sites) et fonctionnement des divers élements ;
- Gestion et synchronisation des installations vos prestataires de mariage et vérification de leurs mises en place ;
- Mise en place de la décoration et gestion des détails logistiques de la journée et de la soirée ;
- Gestion du déroulement de la (ou des) cérémonie(s) (arrivée des mariés, demoiselles d'honneur, invités du mariage, ... ) ;
- Orchestration de la réception et gestion des invités (plan de table, listing, invités perdus ou en retard) ;
- Installation de vos invités à table ;
- Résolutions des imprévus de dernière minute ;
- Gestion des surprises lors de la soirée ;
- Veille discrète du bon déroulement des festivités.
La formule
"Coordination du jour J"
La coordination avant le mariage ...
Le coordinateur est le seul garant du bon déroulé du jour J et surtout du respect des exigences des mariés.
Vous avez précieusement sélectionné vos intervenants, et souhaitez profiter pleinement de votre journée ?
Nous coordonnons vos prestataires, et assurons selon votre désir la préparation du Jour J.
- Dans les semaines précédentes, nous nous rencontrons afin de prendre connaissance du déroulement prévu de la journée du mariage et établissons un récapitulatif précis de tous les points importants ou que vous jugez importants. Nous validons alors ensemble le déroulement à tenir ;
- Récupération des coordonnées des principaux invités (souvent ceux qui ont participés à l'organisation) afin de coordonner toute éventuelle surprises que les parents ou amis auraient imaginées. (Le coordinateur peut alors informer les prestataires et adapter le planning avec eux) ;
- A la suite de ce rendez-vous, votre coordinateur contactera tous les prestataires et fournisseurs de votre mariage afin d'établir un planning et une coordination parfaite de la journée selon chaque élément suceptible d'être gênant ou compliqué pour chacun des partenaires ;
- Selon les mariages, visite des différents lieux du mariage afin de suggèrer des améliorations, des conseils sur la décoration et pour comprendre l’esprit voulu par le couple pour leur mariage. Cette visite permet aussi un réparage pour la décoration si celle-ci doit être coordonnée.
Tous les couples de futurs mariés ont cette appréhension… La coordination du jour J du mariage est toujours une inquiétude.
C'est à ce moment là qu'un/une coordinateur/trice intervient.
Vous vous êtes occupés de toute l'organisation de votre mariage mais vous désirez profiter pleinement de ce jour de rêve, de votre famille et vos amis, sans les soucis de chaque prestataire, mais ceux des invités.
Le traiteur à qui ne trouve pas les prises, l'oncle qui s'est perdu sur la route, etc... tous ces détails deviennent très stressants le jour J.
Le/la coordinateur/trice devient alors un véritable chef d'orchestre qui a besoin de tous ses musiciens (prestataires), tous ses chœurs (invités) et sa partition (les mariés).
Cette prestation s’adresse aux futurs mariés qui veulent vivre pleinement le Jour de leur mariage. Vous rêvez d’une journée parfaite sans le stress des préparatifs et des détails de dernière minute ? J’organise de A à Z le mariage qui vous ressemble, de notre première rencontre jusqu’au jour J. Une seule chose à faire pour vous, votre famille et vos témoins : PROFITER ! Cette formule comprend : Une première rencontre pour connaître vos envies, vos rêves, votre budget… La recherche de prestataires (lieu, traiteur, DJ/orchestre/chanteur, photographe, fleuriste, locations en tout genre…), Une aide personnalisée sur le choix de la robe, du costume, des dragées, des faire-part, La gestion administrative des prestataires sélectionnés ensemble, Des rendez-vous réguliers pour faire le point sur vos attentes et le calendrier à tenir, Un accompagnement aux divers rendez-vous avec les prestataires (traiteur, salle, fleuriste…), Ma présence sur votre lieu de réception la veille du jour J pour la mise en place des décorations, La réalisation d’un planning « Jour J » validé avec vous, afin d’assurer une excellente coordination, Ma présence le jour J pour la gestion des dernières décorations, des prestataires et des invités. Coordination du jour J à Grenoble, Pour que vous en profitiez pleinement, nous nous chargeons de la coordination des événements. Interlocutrices privilégiées pour vous, vos invités et vos prestataires, nous ferons en sorte, en toute discrétion, que tout se passe comme vous l’avez prévu, du début à la fin. Aujourd’hui je donne la parole non pas aux mariés mais aux Wedding Planner ! Découvrez leur vision de la coordination Jour J et surtout, pourquoi ce jour là, il est important d’avoir une personne compétente et professionnelle à vos côtés ! Je ne vous en dis pas plus, tout est dans la suite… Coordonner le déroulement des cérémonies (religieuse, laïque, à la mairie), vérifier le cortège, gérer l’entrée des invités et leur sortie, l’accueil et la gestion des invités sur le lieu de réception, coordonner les prestataires (photographe, traiteur, dj, fleuriste..) pendant les préparatifs en amont afin de préparer ensemble le planning du Jour J (avec les arrivés de chacun et où s’installer). Effectuer une visite prestataires quelques jours avant pour ceux qui ne connaissent pas le lieu. Veiller au bon déroulement du jour J (exemple : horaire de l’ouverture de bal, de l’envoi de la pièce montée, du timing des photos de groupe). Toujours faire en sorte que les mariés soient détendus le plus possible et être disponible pour eux et leurs invités sur des questions si besoin. En cas de mise en place décoration à gérer en plus de la coordination : (pose lieu de réception, mise en valeur des tables, chaises, livre d’or, PhotoBooth… et cérémonie). Etre coordinatrice c’est aussi être présente pour les mariés dès les préparatifs le Jour J, effacer les doutes et le stress, les rassurer. Ils savent qu’ils peuvent compter sur quelqu’un pour assurer la logistique du Jour J, les imprévus (car oui il y’en a toujours même des micros petits que vous chers mariés vous n’avez pas vu car nous on su gérer). C’est s’occuper des surprises des témoins et proches (se mettre en relation bien avant) afin de vous préparer avec le Dj ces jolis moments. La coordinatrice va vadrouiller le jour du mariage entre les mariés, le DJ et le maître d’hôtel afin que tout se passe bien pour chacun et que tout soit respecté. On prend en main le jour de leur mariage qu’ils ont décidé de préparer soigneusement et dont ils nous confient la coordination afin de pouvoir se reposer sur quelqu’un de professionnel et afin de laisser les proches profiter avec eux. Etre coordinatrice, c’est se montrer présente tout en étant discrète à la fois… Ça fait des mois que tu prépares ton mariage, voir même des années, donc tu le sais, le jour J, il y aura énormément de choses à gérer. Sauf que le jour J, tu vas être occupée à… wait for it… te marier ! Une activité à temps plein ! Tu ne pourras donc pas t’en occuper et il va te falloir déléguer. Oui, mais à qui ? Un proche ou une wedding-planner professionnelle ? Est-ce vraiment utile de faire appel à un pro alors que ta maman ou ta meilleure amie pourraient très bien gérer ? Aujourd’hui, je te donne mon avis pour t’aider à y voir plus clair. QUE DOIT FAIRE LA COORDINATRICE LE JOUR DE TON MARIAGE ? Au fil des préparatifs, la liste des choses à mettre en place, installer, gérer et vérifier le jour J s’allonge redoutablement. Tu trouveras une liste NON exhaustive par ici si tu veux un exemple. La coordinatrice de ton mariage n’est pas seulement le chef d’orchestre de ta journée, c’est carrément tes yeux et ta tête le jour J. C’est LA personne qui gérera les choses comme tu le souhaites et prendra les décisions que tu aurais pu prendre si tu n’étais justement pas occupée à te marier. Prenons un exemple. Imagine que ta cérémonie laïque est prévue en extérieur mais que la météo annonce de fortes pluies dans l’après-midi. Toi, tu es en train de finir de te préparer pour te rendre à la mairie et tu n’as absolument pas le temps de t’occuper de ça. C’est la coordinatrice qui prendra la décision de rapatrier la cérémonie à l’intérieur et qui fera tout pour que malgré ce changement, on reste dans les temps et que ta cérémonie reste aussi jolie que prévu, le ciel bleu en moins. Mais la coordinatrice, c’est aussi ton bras droit dans la dernière ligne droite de tes préparatifs. Tu peux compter sur elle et son expertise pour finaliser les derniers détails. Le coordinateur est un employé. Il fait la liaison entre les mariés et le personnel du lieu de réception. Les rôles principaux du coordinateur sont de : 1. Vous conseiller sur ce que le lieu de réception peut vous offrir, les règles et les coûts supplémentaires. 2. Vous donner une liste de prestataires (présélectionnés) au cas où vous le désireriez. 3. Vous assister pour les dégustations et le choix du menu et des boissons. 4. Créer un planning minimaliste du jour J. 5. Faire la coordination du jour J, pendant votre présence sur le lieu de réception. A la différence de la Wedding Planner vous n’aurez pas beaucoup de contact avec le coordinateur puisqu’après avoir signé le contrat il ne réapparaîtra que quelques mois avant le mariage. Si vous demandez des conseils à propos du choix des prestataires à un coordinateur, il vous donnera des noms présélectionnés et qui se trouvent sur la liste du lieu de réception. Aucontraire, la Wedding Planner connait sûrement plus de prestataires. Elle vous en proposera un panel tout en restant cohérant avec votre style et vos attentes, puisqu’après avoir discuté longuement avec vous, elle saura exactement ce qui vous conviendra. Bien évidemment, il existe des coordinateurs qui sont exceptionnels et qui en font beaucoup plus que leur rôle de base pour s’assurer que leurs clients aient une journée parfaite. Mais il est important de ne pas oublier qu’une Wedding Planner vous suit du début jusqu’à ce que vous montiez dans l’avion pour votre lune de miel. Le coordinateur, lui, sera uniquement présent pendant les trois derniers mois de l’organisation. La vraie différence entre les deux est que la Wedding Planner sera beaucoup plus investie dans tous les aspects qui concernent votre mariage globalement parce que, à l’inverse du coordinateur, la Wedding Planner travaillera pour vous. Vous avez préparé votre mariage seuls ou avec votre famille ou témoins pendant des mois mais le jour J, vous avez envie de profiter à fond de votre journée et ne pas penser à tous les petits détails. La coordinatrice est là pour vous décharger de toutes les petites choses qui mises bout à bout vous empêcheront de vivre ce qui sera le plus beau jour de votre vie. Quels sont les avantages à prendre une wedding planner pour coordonner son mariage ? Combien coûte la coordination de mariage ? DÉLÉGUER LA COORDINATION DU JOUR J À UNE PRO.
UNE COORDINATRICE POUR LE JOUR J : POURQUOI, COMMENT ? Lorsque nous avons commencé à organiser notre mariage à distance, s’il y a bien un sujet sur lequel My Groom et moi sommes tombés d’accord en quelques secondes, c’est celui de la coordination de notre jour J : il était ÉVIDENT pour nous que nous devions embaucher un prestataire pour ce poste. Et la suite nous a donné raison : chaque mois, nous nous sommes félicités d’avoir pris cette décision et, avec le recul, je peux affirmer que c’est un des meilleurs investissements que nous ayons fait au cours de nos préparatifs. Avez-vous déjà réfléchi à embaucher une coordinatrice ? Vous hésitez à ce sujet ? Laissez-moi vous donner nos arguments, ils pourraient vous être utiles ! Tout d’abord, je tiens à m’excuser : il existe bien évidemment des coordinaTEURS, mais ils sont rares. L’utilisation du féminin sera donc plus simple (et pour une fois que le féminin l’emporte, on va pas se gêner). Ensuite, faisons bien la distinction entre les différents métiers : j’utilise ici le terme de coordinatrice, et non wedding planner. Le mot « wedding planner » désigne une personne en charge de TOUTE l’organisation de votre mariage : recherche des prestataires, suivi du calendrier, négociations… Cette personne peut également se charger de votre décoration, elle aura donc la casquette de « wedding designer », ou décoratrice. Or, dans cet article, je parle bien de la « coordinatrice » : il s’agit encore de la même personne, mais de deux rôles différents. Une coordinatrice n’est là « que » le jour de votre mariage (je schématise). Elle a pour mission de vous épauler le jour J, en faisant le lien entre tous les prestataires et en gérant pour vous les imprévus. Elle est dans les coulisses, à s’occuper de la partie logistique, pour faire en sorte que vous soyez « juste » occupés à vous marier. Maintenant que la distinction est faite, voyons pourquoi une coordinatrice est un investissement très rentable pour votre mariage. Le chef d’orchestre du jour J, Le premier rôle d’une coordinatrice… c’est la coordination – vous êtes heureuses d’être passées sur le blog pour lire ça, pas vrai ? En effet, votre coordinatrice va jouer le chef d’orchestre de votre grand jour, et ce n’est pas une mince affaire (surtout si vous multipliez le nombre d’invités et/ou de prestataires). Votre coordinatrice va donc prendre contact avec chacune des parties prenantes de votre mariage : vous et votre chéri, les prestataires, les témoins… Avec toutes les informations collectées, elle va dresser la feuille de route de votre jour J, afin de définir le rôle de chacun et le moment auquel il intervient. Cela permet de répondre à l’avance aux innombrables questions : à quelle heure commence la cérémonie ? qui aura les alliances ? sur quelle musique les mariés feront-ils leur entrée ? qui ira récupérer le bouquet ? qui installera la déco ? quand auront lieu les surprises prévues par les témoins? Cette feuille de route n’est pas là pour mener tout le monde à la baguette, mais pour faire en sorte que tout se déroule de manière fluide, sans panique et sans loupés. Il est très agréable de se laisser porter le jour J et de simplement suivre les indications de la coordinatrice, qui est alors garante du bon déroulement de la journée. Pas de soucis de logistique, pas d’appels téléphoniques intempestifs, pas de coups d’œil stressés à votre montre : votre coordinatrice gère ! A notre mariage, comme à TOUS les mariages, il y a eu quelques bugs : le prêtre avait mal noté l’heure pour la cérémonie, il manquait des couverts pour l’un de nos invités, le DJ a commencé à mettre des musiques chelou… Mais à aucun moment nous n’avons paniqué, car nous savions que notre coordinatrice gérait tout cela. D’ailleurs nous n’avons été informés de certains couacs que plusieurs jours après le mariage, car elle œuvrait dans l’ombre, avant que les petits soucis ne deviennent d’énormes problèmes difficiles à gérer. Votre mariage est une journée tellement riche, vous aurez tellement envie d’en profiter, vous aurez tellement d’émotions à gérer, que déléguer tous les imprévus à une prestataire est un confort extraordinaire. Une coordinatrice ne saura pas empêcher les couacs, car il y en a toujours. Mais elle saura faire en sorte que personne n’ait à s’en occuper : ni les mariés, ni les témoins, ni qui que ce soit. Ça y est, vous êtes presque convaincues ? ^^ Si non, commencez à faire le planning de votre jour J, et voyez si vous faites ou non une petite crise d’angoisse : cela pourrait vous décider vite fait… Si vous êtes convaincues, voici quelques pistes pour trouver votre coordinatrice ! Bien entendu, la coordination du jour J représente un coût non négligeable : alors, dès que possible, vérifiez si vous pouvez vous permettre cette dépense, quitte à moduler un peu les sommes prévues sur les autres postes (parce que c’est un investissement TRÈS rentable !). Pour info, le tarif moyen d’une coordinatrice à la Réunion est de 1000 €. Au début de l’article, j’ai fait la distinction entre « wedding planner » et « coordinatrice ». Si vous faites appel à une wedding planner pour l’organisation complète, pas de problème : le jour J fait partie du package. En revanche, si vous optez uniquement pour la coordination, vous devrez chercher parmi les wedding planner qui proposent l’option « Coordination seule ». Ce n’est pas toujours le cas ! Le feeling doit être un élément indispensable dans votre choix. En effet, la coordinatrice sera votre interlocutrice principale pendant de nombreuses semaines et portera l’organisation de votre jour J : vous devez donc être capable de lui faire une confiance aveugle, et la communication doit être fluide. Si, dès le premier rendez-vous, vous avez l’impression de ne pas vous comprendre : FUYEZ ! Une coordinatrice impliquée et fiable souhaitera comprendre vos personnalités, saisir l’ambiance que vous souhaitez pour votre mariage, contacter chacun de vos prestataires : tout cela demande du temps. Donc lorsque vous contactez une coordinatrice potentielle, demandez-lui comment s’organisera votre collaboration : elle devrait vous proposer des rendez-vous réguliers, plusieurs semaines en amont du jour J. Si, au contraire, la réponse est « Je vous recontacterai quelques jours avant le mariage, y’a le temps! »… : fuyez (bis) ! LA COORDINATION DU JOURJ? La coordination du jour J sera facturée 500 euros pour la présence de 2 wedding planner des préparatifs à la soirée dansante.
Les spécialistes de l'organisation et des prestations de mariage. N°1 en Isère (Grenoble - Bourgoin Jallieu - Vienne - Voiron - etc...)
Vous faire rêver, c'est notre métier...
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